Wszyscy, którzy prowadzą własną firmę, ale także i większość osób realizujących zakupy przez internet, mieli przynajmniej raz kontakt z fakturą pro forma. Nie każdy natomiast wie, czym tak naprawdę jest ten dokument i co go wyróżnia od tradycyjnej faktury.
Czym jest faktura proforma?
Po łacinie pro forma oznacza „dla pozoru”, dlatego nieraz można spotkać się z objaśnieniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I istotnie, taka faktura nie jest dowodem księgowym, w związku z tym nie uwzględnia się jej w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji księgowej. Rekomenduje się natomiast zachować ją na przykład dla celów informacyjnych.
Faktura proforma winna uchodzić raczej za dokument handlowy, który rodzajem przedłożenia konkretnej oferty. Nie stanowi dowodu kupna towaru ani wykonania usługi, a więc w myśl przepisów ustawy o VAT nie wywołuje skutków w obszarze podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest wiążąca? Nie, gdyż tyczy się sprzedaży bądź usługi, która jeszcze nie jest wykonana, więc warunki transakcji w niej przedstawione mogą nadal być zmienione.
Faktura proforma powinna być wyraźnie oznaczyć
Faktura proforma wygląda oraz zawiera podobne dane co faktura VAT, m.in.:
- dane kontrahentów (wystawcy i odbiorcy),
- datę oraz miejsce,
- nazwę towarów albo usług, stanowiących przedmiot transakcji (wespół z określeniem ich jednostek miary, ilości itd.),
- wartość brutto i netto (zarówno pojedynczych produktów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana także słownie,
- stawka oraz obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- informacja o zakresie naliczonych zniżek,
- wskazanie przewidywanego terminu wykonania usługi bądź dostarczenia towaru,
- wskazanie terminu zapłaty.
By nie było żadnych trudności z rozróżnieniem tego dokumentu od stosownej faktury VAT, generującej konsekwencje podatkowe, taką fakturę wystawca musi oznakować wyraźnie w tytule określeniem “PRO FORMA”. Należy też pamiętać, iż ten typ faktury nie zwalnia z obowiązku wystawienia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie wystawia się w przypadku, gdy odbiorca wpłaci już zaliczkę albo wniesie w całości opłatę za przedmiot transakcji.